O volume de dados digitais deve alcançar 175 zettabytes até o final de 2025, criando desafios significativos de gestão de informação nas empresas. Segundo Inon Neves, vice-presidente da Access, multinacional especializada em gestão de informações, esse aumento exponencial tem causado um verdadeiro “caos informacional”, especialmente no Brasil, onde profissionais chegam a perder até 50% do seu tempo buscando documentos, muitas vezes sem sucesso.
De acordo com dados do mercado, a cada 12 segundos pelo menos um documento é perdido nas empresas brasileiras, resultando em mais de 7 mil extravios diários. “Cada documento perdido não é apenas um dado a menos; representa um risco financeiro e jurídico significativo para a organização”, afirma Neves.
A solução apontada pelo especialista é a adoção de uma estratégia de classificação baseada em metadados. Metadados são informações descritivas atribuídas a documentos e registros que facilitam sua identificação e categorização, funcionando como um “rótulo” digital que agiliza buscas e organiza o armazenamento.
Segundo Neves, implementar um sistema estruturado de metadados melhora a eficiência operacional e reduz o tempo gasto em pesquisas manuais. “As equipes deixam de procurar agulha no palheiro e passam a acessar imediatamente as informações necessárias”, explica. Há casos registrados de empresas que reduziram em até 95% o tempo necessário para atender auditorias após implementar sistemas baseados em metadados.
O especialista alerta ainda para a relevância dos metadados em questões de compliance e proteção de dados. Uma pesquisa da Gartner em 2023 revelou que 60% das organizações não conseguem identificar com precisão onde estão armazenadas informações essenciais ao negócio, aumentando significativamente os riscos em auditorias ou processos judiciais. “Sem metadados estruturados, uma simples busca documental pode se tornar um pesadelo logístico”, destaca Neves.
Além disso, políticas de metadados auxiliam diretamente na conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), permitindo a rápida localização e gestão dos dados pessoais, facilitando inclusive solicitações como o direito ao esquecimento.
Para implementar de forma eficaz a gestão por metadados, Neves indica tecnologias como Enterprise Content Management (ECM), Automação Robótica de Processos (RPA) e Inteligência Artificial (IA). Esses sistemas automatizam e aceleram a categorização e indexação de documentos, garantindo uma gestão mais eficiente desde o momento da captura.
“Em um cenário onde os dados são vistos como o novo petróleo, dominar a gestão informacional não é mais um detalhe técnico, mas uma questão estratégica essencial para garantir eficiência, segurança e conformidade das empresas na era digital”, conclui o executivo.
